Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in diesem Kundenportal im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter: [BITTE ERGÄNZEN: ob eine Person benannt ist; falls ja, Name und Kontaktdaten]

Das Kundenportal begleitet ein Photovoltaik- oder Kleinspeicher-Vorhaben von der Vertragsunterzeichnung bis zur Inbetriebnahme. Sie laden dort die Unterlagen und Fotos hoch, die für Planung, Aufmaß und die Anfrage beim Netzbetreiber gebraucht werden, beantworten Fragen zu Dach, Elektrik und Grundstück und sehen den Fortschritt Ihres Projekts.

Ohne diese Angaben lässt sich der Vertrag nicht durchführen: Eine Netzanfrage ohne Zählernummer, ohne Bild der Unterkonstruktion und ohne Eigentumsnachweis wird vom Netzbetreiber zurückgewiesen.

• Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — Das ist der tragende Grund für nahezu alles, was hier verarbeitet wird: Anlegen Ihres Zugangs, Sammeln und Prüfen der Unterlagen, Erfassen der Angaben zu Dach, Elektrik, Trafo und bestehender PV-Anlage, Erstellen von Aufmaß- und Elektrik-Dokumentation, Beantworten Ihrer Rückfragen und Rückrufwünsche sowie das Anstoßen der Netzanfrage.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — Sicherheit und Betrieb des Portals — Anmeldesitzungen, Begrenzung von Passwort-Anfragen gegen Missbrauch, Protokollierung des Mailversands und der Datenübertragung ins CRM, damit ein fehlgeschlagener Versand auffällt, sowie eine interne Zählung von Vorgängen ohne Personenbezug in der Auswertung (siehe Abschnitt 4). Unser Interesse ist der störungsfreie, nachvollziehbare Betrieb; ein Persönlichkeitsprofil entsteht dabei nicht.
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) — Soweit Unterlagen aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. [BITTE ERGÄNZEN: welche Unterlagen davon konkret betroffen sind und für wie lange]

Eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) wird für den Betrieb des Portals nicht benötigt und deshalb auch nicht eingeholt.

Zugangs- und Stammdaten

• Kontaktdaten — Name, Anrede (Herr / Frau / keine Angabe), E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Firma.
• Anmeldedaten — Ihr Passwort wird nicht in der Datenbank dieses Portals gespeichert, sondern getrennt davon in einem eigenen, ausschließlich für die Anmeldung betriebenen System — und auch dort nur als nicht rückrechenbarer Hashwert. Im Portal selbst stehen lediglich ein Verweis auf Ihren Zugang, der Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Sitzungskennungen sowie einmalig verwendbare Links für die Erstanmeldung, das Zurücksetzen des Passworts und den Handy-Upload per QR-Code. Wer dieses getrennte System betreibt und wo, steht in Abschnitt 6.
• Missbrauchsschutz — E-Mail-Adresse, Art der Anfrage und Zeitpunkt bei Anmeldeversuchen sowie bei Passwort- und Zugangslink-Anfragen, um zu viele Versuche in kurzer Zeit abzuweisen.

Projekt- und Objektdaten

• Projekt — Bezeichnung, Auftragsart (Dach-PV oder Kleinspeicher), Projektphase, Kennung des zugehörigen Vorgangs in unserem CRM, Zeitpunkte der Freigabe und Bestätigungen.
• Grundstück und Gebäude — Kartenmittelpunkt des Grundstücks als Koordinate, je Dach ein Kartenpunkt und — sofern Sie sie einzeichnen — die nachgezeichnete Dachfläche als Polygon, dazu Dachform, Eindeckung, Angaben zu Wellplatten und Attika.
• Elektrik — Hausanschluss, Zählerkasten und Unterverteilungen mit Standort und Zähleranzahl, Angaben zu einer vorhandenen Trafostation (Eigentümer, Leistung, Standort).
• Bestehende Anlage — Ob bereits eine PV-Anlage vorhanden ist, Anzahl der Wechselrichter, Bezugs-, Wechselrichter- und Anlagenleistung, freie Anmerkungen.
• Grundbuchbelastung — Ob eine Belastung durch eine Bank besteht, und in diesem Fall Name der Bank, Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse dort.

Hochgeladene Dateien

• Fotos — Aufnahmen von Dach, Unterkonstruktion, Dachhaut, Schäden, Elektrik und Trafostation — auch über den QR-Code am Handy hochgeladen. Fotos werden vor dem Hochladen im Browser verkleinert; dabei gehen die meisten Kameradaten verloren, eine Zusicherung der vollständigen Entfernung von Metadaten (etwa GPS-Koordinaten) geben wir jedoch nicht ab.
• Unterlagen — Eigentumsnachweis (Grundbuchauszug, Kaufvertrag oder ein anderer Nachweis), Stromrechnung, Bauunterlagen einschließlich Statik. Diese Dokumente können besonders sensible Angaben enthalten — sie liegen deshalb in einem nicht öffentlichen Speicherbereich, siehe Abschnitt 6.
• Angaben zu jeder Datei — Dateiname, Dateityp, Größe, Zeitpunkt des Hochladens, Prüfstatus sowie der Rückfragetext unserer Prüfung, den Sie im Portal wortwörtlich zu sehen bekommen.

Kommunikation und Verlauf

• Support — Ihre Nachrichten und Rückrufwünsche mit Text, Telefonnummer und Wunschzeitfenster.
• Mailprotokoll — Empfänger, Betreff, verwendete Vorlage, die eingesetzten Inhalte und der Zeitpunkt jeder vom Portal versendeten E-Mail — damit ein gescheiterter Versand sichtbar wird und die Willkommensmail erneut angestoßen werden kann.
• Projektverlauf — Ereignisse mit Zeitpunkt und Beschreibung (etwa „Netzanfrage gestellt“), Protokolle der Datenübertragung ins CRM und der versendeten Erinnerungen. Zusätzlich gibt es interne Notizen am Projekt, die ausschließlich Mitarbeitende sehen.

Interne Kennzahlen

Das Portal zählt Vorgänge mit — etwa dass ein Dokument hochgeladen, geprüft oder eine Frage beantwortet wurde, jeweils mit Zeitpunkt, Projekt- und Kundenkennung. Daraus entstehen unternehmensweite Kennzahlen (wie viele Projekte vollständig sind, wo es hakt). Es werden dabei keine IP-Adressen, kein Gerät und kein Verhalten über Websites hinweg erfasst. Ein Webanalyse-Dienst ist nicht eingebunden.

Serverprotokolle

Beim Aufruf der Seiten fallen beim Hosting-Dienstleister technisch bedingt Protokolldaten an (unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse). Diese Protokolle werden vom Dienstleister erzeugt und verwaltet, nicht von der Anwendung selbst. [BITTE ERGÄNZEN: Speicherdauer und Umfang der Server-Protokolle beim Hoster]

Auf der Projektseite sehen Sie ein Luftbild Ihres Grundstücks mit den nummerierten Dächern. Die Bildkacheln stammen von Esri (World Imagery). Ihr Browser fragt sie jedoch nicht selbst dort an: Die Anfrage stellt unsere eigene Serverfunktion in Frankfurt und gibt die Kachel an Sie weiter. Esri erfährt dadurch weder Ihre IP-Adresse noch, dass die Kachel zu Ihrem Grundstück gehört.

Der Kartenausschnitt selbst (die Koordinaten Ihres Grundstücks) wird bei uns gespeichert, siehe Abschnitt 4. Kartenmaterial: © Esri, Maxar, Earthstar Geographics.

Innerhalb des Unternehmens erhalten nur die Mitarbeitenden Zugriff, die für das Portal freigeschaltet sind; die Freigabe wird bei jedem Aufruf zentral geprüft und wirkt bei Entzug sofort. Darüber hinaus sind folgende Dienstleister eingebunden:

• Hosting: Vercel — Die Anwendung läuft auf Vercel. Die Serverfunktionen sind auf die Region Frankfurt am Main (fra1) festgelegt. Vercel Inc. ist ein US-amerikanisches Unternehmen; ein Zugriff aus den USA ist damit nicht ausgeschlossen. [BITTE ERGÄNZEN: Vertragspartner (Vercel Inc. oder Vercel Germany GmbH), Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Grundlage für Drittlandübermittlungen]
• Datenbank und Dateiablage: Supabase — Alle oben genannten Daten liegen in einer Postgres-Datenbank bei Supabase; die hochgeladenen Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicherbereich (privater Bucket) desselben Anbieters. Es gibt keine öffentlich erreichbare Adresse für Ihre Dateien; jeder Abruf läuft über unseren Server und setzt eine Anmeldung voraus. Dieser Speicher ist für Ihre Unterlagen und Fotos ein Zwischenspeicher — wohin sie von dort wandern, steht in Abschnitt 8. [BITTE ERGÄNZEN: Serverstandort/Region des Supabase-Projekts, Vertragspartner und Vertrag zur Auftragsverarbeitung]
• Anmeldedienst: eigenes Supabase-Projekt — Ihr Passwort liegt nicht in der Datenbank des Portals, sondern in einem getrennten Supabase-Projekt, das ausschließlich der Anmeldung dient und in der Region Frankfurt am Main betrieben wird. Dort liegen Ihre E-Mail-Adresse und der Hashwert Ihres Passworts — Projektdaten, Unterlagen und Fotos liegen dort nicht. Das Portal fragt diesen Dienst nur bei der Anmeldung, beim Setzen und Zurücksetzen des Passworts sowie beim Löschen Ihres Zugangs. Der Anbieter ist derselbe wie bei Datenbank und Dateiablage, das Projekt und seine Zugangsschlüssel sind jedoch davon getrennt. [BITTE ERGÄNZEN: Vertragspartner und Vertrag zur Auftragsverarbeitung — dieselbe Frage wie bei Datenbank und Dateiablage, aber ein eigenes Projekt]
• CRM: Bitrix24 — Zu Ihrem Vorgang werden im CRM zwei Kommentare geführt und aktualisiert (Elektrik und Aufmaß). Unterlagen, für die es im CRM ein eigenes Feld gibt — Eigentumsnachweis, Bauunterlagen und Stromrechnung —, werden künftig unmittelbar nach der Prüfung dorthin übertragen. Ist Ihr Projekt vollständig, folgen das Aufmaßdokument und die Fotos. Das CRM ist damit der dauerhafte Ablageort Ihrer Unterlagen, nicht mehr nur ein zusätzlicher Empfänger. Wir nutzen Bitrix24 Cloud in der deutschen Domainzone (bitrix24.de); nach Angaben des Anbieters werden die Daten dieser Zone in der EU in Frankfurt am Main gehostet. [BITTE ERGÄNZEN: die konkret zuständige Bitrix24-Vertragsgesellschaft, den abgeschlossenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die dort eingebundenen Unterauftragsverarbeiter — die Angabe zum Standort beruht bisher nur auf Anbieterangaben]
• E-Mail-Versand — Willkommens-, Erinnerungs-, Rückfrage- und Passwortmails werden über einen SMTP-Postausgangsserver versendet. [BITTE ERGÄNZEN: Anbieter und Serverstandort des Mailservers sowie Vertrag zur Auftragsverarbeitung]
• Zentrale Mitarbeiter-Identität — Die Anmeldung unserer eigenen Mitarbeitenden läuft über die zentrale ENPOWER-Plattform (Supabase Auth), die auch die anderen internen Werkzeuge nutzen. Kundendaten liegen dort nicht.
• Kartenkacheln: Esri — Nur mittelbar, siehe Abschnitt 5 — von Ihnen erreicht Esri nichts.

Eine Weitergabe an den Netzbetreiber, an Handwerksbetriebe oder an andere Beteiligte des Vorhabens erfolgt außerhalb dieses Portals im Rahmen der Vertragsdurchführung. [BITTE ERGÄNZEN: ob und an welche weiteren Empfänger (Netzbetreiber, Montagepartner, Steuerberatung) Daten regelmäßig übermittelt werden]

Die Verarbeitung ist auf europäische Rechenzentren ausgerichtet: Die Serverfunktionen laufen in Frankfurt, die Kartenkacheln holt der Server statt Ihres Browsers. Soweit die eingesetzten Dienstleister Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU sind oder auf Daten aus einem Drittland zugreifen können, bedarf es einer Grundlage nach Kapitel V DSGVO (in der Regel Standardvertragsklauseln). [BITTE ERGÄNZEN: welche Dienstleister tatsächlich in Drittländer übermitteln und auf welcher Grundlage (Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln, ergänzende Maßnahmen)]

• Projektdaten, Unterlagen und Fotos — Für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Abwehr von Ansprüchen es erfordern. [BITTE ERGÄNZEN: konkrete Aufbewahrungsfristen und das Löschkonzept — im Programmcode gibt es bisher keinen automatischen Löschlauf]
• Zwischenspeicher der hochgeladenen Dateien — Der Speicherbereich bei Supabase (Abschnitt 6) wird zum Zwischenspeicher umgebaut: Unterlagen, für die es im CRM ein eigenes Feld gibt — Eigentumsnachweis, Bauunterlagen, Stromrechnung —, gehen nach der Prüfung unmittelbar nach Bitrix24; sobald ein Projekt vollständig ist, folgen auch die Fotos, und die Kopien im Zwischenspeicher werden anschließend entfernt. Bis dahin gilt ausdrücklich: Solange Ihr Projekt läuft, liegen dieselben Dateien an beiden Stellen — im Zwischenspeicher und im CRM. Erst nach der Übertragung bleibt eine Kopie übrig. Dieser Umbau ist noch nicht abgeschlossen; bis er greift, bleiben alle Dateien im Zwischenspeicher liegen. [BITTE ERGÄNZEN: ab wann der Umbau produktiv ist und ob die vor der Umstellung hochgeladenen Dateien nachträglich aus dem Zwischenspeicher entfernt werden]
• Anmeldesitzungen — Kundensitzungen 30 Tage, Sitzungen von Mitarbeitenden 7 Tage.
• Einmal-Links — Erstanmeldung 7 Tage, Passwort zurücksetzen 1 Stunde, Handy-Upload per QR-Code 48 Stunden — jeweils ab Ausstellung und nur einmal verwendbar.
• Protokolle — Mail-, Übertragungs- und Erinnerungsprotokolle sowie die Zählung der Passwortanfragen bleiben bislang unbegrenzt bestehen; ein automatischer Löschlauf ist nicht eingerichtet. [BITTE ERGÄNZEN: gewünschte Löschfristen für Protokolldaten]
• Kennzahlen — Die internen Zählwerte tragen Projekt- und Kundenkennung und sind damit Ihrer Person zuzuordnen. Sie werden bei einer Löschung ausdrücklich mitgelöscht und gehören auch zu einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO.

Ein Kundenkonto lässt sich mit allen daran hängenden Projekten, Dateien und Nachrichten als Block löschen; die Datenbank ist dafür eingerichtet.

Sie haben uns gegenüber die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Sie können erfahren, ob und welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten, und eine Kopie davon erhalten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Unrichtige Angaben lassen Sie berichtigen, unvollständige vervollständigen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Sie können die Löschung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht und kein Vertrag entgegensteht.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) — Statt zu löschen, können wir die Verarbeitung auf Verlangen einschränken.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Die von Ihnen bereitgestellten Daten erhalten Sie in einem gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — Gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Wenden Sie sich dafür an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Unabhängig davon steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO das Recht zu, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns als Unternehmen mit Sitz in Magdeburg:

Die Behörde weist darauf hin, dass eine gewöhnliche E-Mail auf dem Weg mitgelesen werden kann. Für eine Beschwerde mit sensiblen Angaben empfiehlt sie den Postweg oder eine verschlüsselte E-Mail.

Dieses Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und zeigt deshalb kein Einwilligungsbanner: Nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ist eine Einwilligung entbehrlich, wenn die Speicherung unbedingt erforderlich ist, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Ohne das Sitzungs-Cookie könnten wir Sie nach der Anmeldung nicht wiedererkennen — die Anmeldung wäre der Dienst, der nicht funktioniert.

• enpower_session — Ihre Anmeldung im Kundenportal. Enthält eine zufällige Sitzungskennung, keine persönlichen Angaben. Nicht aus JavaScript lesbar (HttpOnly), SameSite „Lax“, im Betrieb nur über HTTPS. Laufzeit 30 Tage; das Abmelden löscht ihn sofort.
• enpower_admin_session — Dasselbe für die Anmeldung unserer Mitarbeitenden, Laufzeit 7 Tage. Bei Ihnen als Kundin oder Kunde wird dieser Cookie nicht gesetzt.

Weitere Cookies werden nicht gesetzt: keine Werbe- oder Reichweitenmessung, keine Cookies Dritter, keine Wiedererkennung über Websites hinweg. Auch der lokale Browserspeicher (Local Storage) wird nicht verwendet.

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Ohne die im Portal angeforderten Angaben und Unterlagen lässt sich der Vertrag jedoch nicht durchführen — insbesondere die Anfrage beim Netzbetreiber wäre nicht möglich.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Ob eine hochgeladene Datei ausreicht, entscheidet ein Mensch; die Anwendung prüft lediglich, ob eine Datei vorhanden und technisch verwertbar ist.

Ändert sich die Anwendung, ändert sich diese Erklärung mit. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung; der Stand steht oben.